Por quanto tempo guardar documentos

Você guarda os comprovantes de pagamento que realiza ao longo dos meses? Embora hoje em dia se possa pagar praticamente todas as contas pela internet, é sempre bom contar com uma cópia impressa, ou, se você tiver os comprovantes salvos no seu computador, ao menos garantir que eles possuam uma cópia de segurança.

Pode parecer que armazenar estes documentos apenas ocupe espaço, mas a verdade é que eles são úteis em uma série de situações — inclusive, em seu objetivo primordial de comprovar o pagamento. Mesmo que nunca tenha acontecido com você, ninguém está a salvo de um dia se deparar com cobranças antigas infundadas. Nessa hora, é preciso ter como provar que as dívidas foram quitadas.

É necessário, portanto, saber por quanto tempo guardar os documentos. Especialistas alertam que, em geral, comprovantes devem ser mantidos por cinco anos. No entanto, esse tempo não é o adequado para todos os casos.

Existem mais algumas informações que você deve considerar na hora de decidir se desfazer ou não de documentos. Uma delas é o fato de que prestadores de serviços, quando utilizados de maneira contínua, são obrigados a fornecer a seus clientes anualmente a chamada declaração de quitação de débitos referente ao ano anterior.

Tal declaração é descrita na Lei Federal 12.007/2009 e serve tanto aos fornecedores de luz e água quanto aos de TV por assinatura e telefone. E a regra vale tanto para organizações privadas quanto públicas. Operadoras de cartão de crédito e escolas também devem fazer o mesmo. Conforme a lei, o documento deve ser enviado no mês de maio e, dessa forma, pode substituir os comprovantes mensais alusivos ao ano anterior.

Caso haja alguma pendência, o documento deve ser emitido de igual forma, com a descriminação do período da dívida que está em aberto.

Período indicado para armazenar comprovantes

A declaração de quitação de débitos de prestadores de serviços, como os já citados, precisa ser armazenada por cinco anos. Quem não recebe esse documento, deve exigi-lo da outra parte. Enquanto não tem a declaração, é preciso guardar os comprovantes de pagamento de todos os meses dos últimos cinco anos.

Já os comprovantes de pagamento do condomínio devem ser guardados por um tempo maior, que deve corresponder ao período em que o morador estiver no imóvel e somar mais 10 anos após a sua saída. Em relação ao aluguel, as declarações precisam ser retidas até três anos após a desocupação.

No caso de compra de qualquer tipo de imóvel, o adequado é que sejam conservados a proposta, o contrato e todos os comprovantes até a lavratura e registro imobiliário da escritura. As declarações de quitação de consórcio, por sua vez, precisam ser conservadas até o encerramento das operações financeiras do grupo.

Enquanto isso, o melhor é que os comprovantes de pagamento do seguro sejam guardados até um ano depois do fim da vigência do contrato. O mesmo serve para os convênios médicos: tudo deve ser arquivado enquanto ele estiver em operação. Em relação às notas fiscais de produtos duráveis, o aconselhado é que sejam armazenadas durante a vida útil do mesmo, ou seja, até depois que terminar a garantia. O mesmo serve para serviços de terceiros.

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